La loi du 12 mai 2009, dite de « simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures », consacre la possibilité laissée à l'employeur de remettre le bulletin de paie sous forme électronique.
L’article L. 3243-2 du Code du travail dispose que « lors du paiement du salaire, l'employeur remet […] une pièce justificative dite bulletin de paie ».
Il précise qu’« avec l'accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données ».
1.1 - L’accord du salarié
L’exigence de l’accord du salarié pour la dématérialisation de la remise du bulletin de paie montre que le législateur reste fidèle à l’idée selon laquelle la disparition du format papier doit être consentie par celui qui en a l’usage.
Cet accord peut prendre la forme d’une clause insérée dans le contrat de travail d’un nouveau salarié.
Faute d’une telle clause, deux questions se posent :
· l’acceptation doit-elle être individuelle ou relève-t-elle d’un accord collectif ?
· Ce choix doit-il être exprimé ou peut-il être tacite ?
Dans le doute et en l’absence de jurisprudence, il semble plus prudent de considérer que l’accord doit être exprimé individuellement et par écrit.
1.2 - La garantie de l’intégrité des données
La loi ne précise pas les moyens de garantir l’intégrité de ces données, conformément au principe de neutralité technologique. Les objectifs à atteindre sont exposés mais sans imposer une solution en particulier.
En pratique, il apparaît que le recours à une signature électronique certifiée du document telle qu’elle est employée pour la facture électronique devrait être considérée comme une garantie suffisante.
Des mécanismes de coffre-fort électronique permettant au salarié de disposer de ses bulletins de paie peuvent également être mis en place.
1.3 – La conservation du bulletin de paie électronique
L’article L. 3243-4 du Code du travail dispose que « l’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant 5 ans ».
L’employeur doit ainsi garder pendant 5 ans un double sur papier ou un bulletin de paie électronique offrant des garanties de contrôle équivalentes (articles L. 3243-5 et L. 8113-6 du Code du travail).
Si l’entreprise n’archive pas le bulletin au format papier, la signature électronique certifiée ou le coffre-fort électronique utilisés pour la transmission du bulletin de paie constitueront également une bonne solution pour la conservation.
2 - L’intérêt de la dématérialisation du bulletin de paie
2.1 – L’intérêt du bulletin de paie électronique pour le salarié
Le salarié peut voir un certain nombre d’inconvénients à la réception d’un bulletin de paie électronique.
· D’une part, il souhaitera souvent disposer d’une version papier du bulletin de paie afin d’assurer le contrôle de sa conservation. Il devra, alors, l’imprimer à ses frais.
· D’autre part, certains salariés n’ont pas l’équipement ou les compétences techniques nécessaires pour la réception d’un bulletin de paie électronique (connexion internet).
· Enfin, le changement dans les habitudes peut être perçu comme une contrainte inutile.
Cependant, des avantages peuvent être mis en avant.
· Le bulletin de paie électronique peut être vu comme un outil plus fiable, plus rapide et plus simple.
· A plus long terme, les garanties d’intégrité permettront certainement aux salariés de simplifier leurs relations avec l’administration et les tiers (les banques par exemple).
2.2 – L’intérêt du bulletin de paie électronique pour l’employeur
L’employeur qui entend dématérialiser les bulletins de paie doit trouver les bons partenaires pour garantir une sécurité juridique équivalente au papier au regard de ses obligations.
Cette démarche engendre des coûts qui sont à comparer avec l’envoi postal des bulletins de paie.
Il ne faut pas oublier que l’employeur devra souvent combiner bulletin papier et bulletin électronique selon l’accord ou le désaccord de l’ensemble de ses salariés, ce qui ne va pas sans difficultés.
Associé à une dématérialisation de plusieurs fonctions de l’entreprise (ressources humaines, facturation…), la gestion numérique des données est source d’importantes économies et offre une meilleure circulation des informations entre les différents services.
Le bulletin de paie électronique intéressera en premier lieu les grosses entreprises.
Cependant, les PME et les TPE qui externalisent la gestion de la paie peuvent également y voir un atout, tant du point de vue de leur organisation interne que dans leurs relations avec leurs salariés.
Restons à l'écoute des salariés dans ce domaine !!!!
